Онлайн-сервисы для офиса

Онлайн-сервисы для упрощения офисных задач

Мельников Е.В., ведущий инженер-программист Гомельской ОНТБ

 

Когда долгое время работаешь за компьютером, то имеешь дело с огромным количеством мелких процессов, которые можно оптимизировать, и тогда работать станет приятнее и быстрее. Такие процессы обычно по отдельности занимают мало времени, поэтому никто не ищет более эффективные способы их решения, даже если привычные способы неудобные. Вам не нужно искать эти более удобные решения, они уже найдены и описаны в статье ниже. Читаем и внедряем!

 

Сокращение ссылок

Ссылка на сервис: clck.ru

Часто, когда мы копируем ссылку из Интернета и хотим ее вставить в сообщение или текст, она превращается в бесконечную последовательность символов. Такие ссылки плохо смотрятся на презентациях или письмах, а также не позволяют другому человеку быстро их скопировать или записать.

Сервисы для сокращения ссылок помогают сократить длинные url, чтобы использовать их в соцсетях, презентациях или на сайтах. Короткий адрес выглядит более эстетично в текстах и сообщениях онлайн.

Этот сервис бесплатный и не требует регистрации. Дополнительным плюсом является то, что он генерирует QR-код, который можно также разместить на каких-либо печатных материалах, и пользователь сможет легко открыть нужную ссылку при помощи камеры в телефоне.

 

Создание коллажей

MyCollages: clck.ru/APY95

В тех случаях, когда у Вас есть какой-то набор фотографий, которые Вы хотите опубликовать, но при этом технически возможно опубликовать только одну, поможет создание фотоколлажа. Мы часто используем этот ресурс в работе Гомельского филиала РНТБ.

MyCollages (clck.ru/APY95) – популярный бесплатный сервис создания коллажей. На сайте много шаблонов ячеек для фото, можно выбрать стандартные и креативные комбинации.

Пример сетки для 5 фотографий

Загрузить фото очень легко: достаточно выбрать папку, объединить несколько фото (если они в разных папках – загрузить по отдельности) и выбрать подходящий шаблон.

При желании можно выбрать шаблон, формирующий из ваших фото ленту, а не только стандартный прямоугольник. На сайте можно выбрать красивый шрифт и сделать надпись на фото.

Также Вы можете поработать с размером фотографий и с цветом фона. Перед тем как закрыть сайт, не забудьте сохранить свой коллаж.

 

Работа с документами онлайн

Google Docs: clck.ru/9Wrh3

Не обязательно иметь на компьютере установленный пакет Microsoft Office (Word, Excel и т.д.), чтобы работать с документами. Это можно делать прямо в браузере и бесплатно.

В Google Docs есть возможность работать над документами совместно. Можно прямо в реальном времени редактировать один и тот же документ, и все участники будут видеть изменения. Интерфейс похож на любой другой текстовый редактор с панелью инструментов вверху и самим документом.

Сервис позволяет делиться документами с помощью ссылки или адреса электронной почты. Как автор или администратор Вы также можете настроить доступ к документу: разрешить только просмотр, возможность комментировать или редактировать его. Также есть возможность экспорта в файл привычного формата Microsoft Office.

Другие преимущества сервиса:

• Полная синхронизация. Можно начать писать текст на работе, а продолжить дома с того же места.
• Надежность. Если что-то пойдет не так, всегда есть резервная копия каждого текста, с которым Вы работали.
• Автосохранение. Каждый символ, который вы набираете, сразу же сохраняется.

Но у этого сервиса также есть и минусы:

• Требуется аккаунт Google. Неудобно, когда за одним компьютером работают разные люди.
• Требуется Интернет. Если Вы хотите открыть файл с флешки, то его придется загрузить в этот сервис, прежде чем открыть.

 

Работа со скриншотами

PasteNow: clck.ru/BGXjk

Обычно, чтобы отправить кому-то скриншот, приходится сначала сохранять его на устройстве, потом обрезать нужную область, а затем загружать в облачное хранилище и только после этого делиться ссылкой.

Сервис PasteNow делает все это сразу. Достаточно сделать скриншот, который сохранится только в буфере обмена, и вставить его на главной странице сайта. В ответ сервис предложит ссылку, которой можно тут же поделиться. Есть возможность сначала отредактировать изображение: обрезать, что-то дорисовать или выделить.

Как сделать скриншот онлайн

Чтобы сохранить скриншот онлайн в браузере, без дополнительных программ, нужно:

1. Нажать на клавиатуре клавишу PrintScreen (PrtScr) – скриншот будет помещен в буфер обмена (для снимка только текущего активного окна нажмите Alt+PrintScreen).
2. Находясь на главной странице сервиса PasteNow, нажать Ctrl +V.
3. Также Вы можете загрузить картинку традиционным способом, нажав кнопку «Обзор» (или перетащив файл мышкой).

После того как картинка будет передана на сервер и сохранена, Вы получите короткую ссылку, по которой можно открыть сохраненное изображение с любого компьютера или мобильного устройства.

Сразу после сохранения скриншота Вы можете отредактировать полученное изображение: обрезать часть картинки, закрасить ненужные области, разместить стрелку, рамку или надпись.

 

Работа с PDF-файлами

iLovePDF: clck.ru/DkRJF

Файлы с расширением PDF удобны тем, что мы всегда знаем, в каком виде другой пользователь увидит наш документ и что документ доступен только для чтения. Но если требуется внести корректировки в такой документ, мы сталкиваемся с проблемой, поскольку мы не можем просто отредактировать его.

С этой проблемой поможет справиться сервис iLovePDF, который преобразует документы и изображения в PDF и обратно, добавляет нумерацию страниц, изменяет текст, позволяет объединить и разделить, сжать, защитить и даже восстановить поврежденный PDF-документ, а также конвертировать PDF-файлы в документы Word, таблицы Excel и презентации PowerPoint.

 

Распознать текст

OnlineOCR: clck.ru/B8kan

Сервис полезен в первую очередь тем, кто не хочет самостоятельно перепечатывать огромное количество информации из книг, журналов или копий документов. Достаточно просто сделать фотографию (или скан), загрузить ее на ресурс и получить готовый к использованию документ. Результат можно записать в формате документа – DOC, таблицы – XLS или простого текстового файла – TXT.

Инструмент является чрезвычайно удобным для людей, которые просто хотят применять его в бытовых целях, студентов, сотрудников офисов и преподавателей.

Сервис поддерживает 46 языков, в том числе китайский, корейский и японский, и справляется с многоязычными документами. В бесплатном режиме можно обрабатывать 15 изображений в час.

 

Обработка изображений

Pixlr Express: clck.ru/PRNJZ

Сервис предназначен для быстрой обработки фотографий, с его помощью Вы сможете обрезать фото, изменить его контрастность и яркость, наложить эффекты, фильтры, добавить стикеры и т.д. Он имеет очень простой и интуитивно понятный интерфейс, благодаря которому многие изменения делаются в пару кликов.

Есть также версия под названием Pixlr Editor, которая включает большинство функций, традиционно присутствующих в серьезных настольных приложениях (в том числе поддержку слоев, полноценные инструменты для клонирования и т.д.), да и внешне очень напоминает Adobe Photoshop. Но такой инструмент менее удобен, когда нужно быстро справиться с простыми мелкими задачами. Pixlr Express, напротив, очень прост в применении и при этом включает полный набор возможностей для быстрой коррекции и улучшения снимков в «походных» условиях.

В данной статье были представлены инструменты, которые обладают бесплатным функционалом, хотя для каждой задачи есть множество аналогов, как платных, так и бесплатных. Сервисы подбирались по принципу удобства работы с ПК, но многие из них имеют приложения и для смартфонов.

Иногда сложно начать переучивать себя делать некоторые вещи по-другому, даже если новый способ лучше. Ведь перепривыкание – процесс не самый комфортный, однако потом это сэкономит Вам много времени и нервов.