Пишем заявку на соискание финансирования: основные правила и ошибки
Автор: Медведская А.О., заведующий Могилевским филиалом РНТБ
Источник: Информационный бюллетень РНТБ. — 2020. — № 1. — С. 32-36. — (New: как получить грант).
Более 20 представителей некоммерческих организаций и инициатив из Могилевского региона, а также сотрудники партнерского центра «Всё о США» получили возможность поучаствовать в тренинге: «Фандрейзинг и написание проектных заявок». Мероприятие было организовано Офисом европейской экспертизы и коммуникаций в партнерстве с Посольством США в Беларуси и состоялось 25-27 ноября 2019 года в Могилевском филиале Республиканской научно-технической библиотеки.
Приглашенным экспертом для проведения тренинга была Эбби Ингрэм из США. Эбби является специалистом в сфере бизнес-коммуникаций и управления некоммерческими организациями.
Как эксперт в области обучения и консультирования некоммерческих организаций, Эбби придерживается двух стратегий:
— быстрое организационное развитие через улучшение коммуникации;
— обучение тому, как создавать прочное взаимодействие с заинтересованными лицами.
На тренинге участники получили ответы на многие вопросы, а именно: как правильно формулировать цели и задачи проекта; зачем нужен мониторинг и оценка; что такое стержневые ценности и почему они важны; основные ошибки при написании заявки на финансирование; понимание миссии своей организации и пр.
Есть три простых признака, по которым можно отличить проект от любой текущей деятельности:
- у проекта есть цель или цели;
- у проекта есть начало и конец;
- у проекта есть определенные ресурсы: финансовые, трудовые, материальные.
Заявка на соискание финансирования (заявка на грант) – это документ, который описывает план действий для достижения некоторого набора целей и задач в течение определенного промежутка времени в соответствии с требованиями грантодателя.
Большинство проектных заявок на первоначальном этапе отклоняются. Почему?
- Заявитель не следует инструкции по написанию заявки;
- нет признаков устойчивости проекта;
- описание слишком длинное и содержит нерелевантную информацию;
- отсутствуют необходимые документы;
- описание деятельности не связано с целями проекта;
- плохо расписан бюджет;
- превышена сумма гранта.
Вывод 1: поставьте себя на место грантодателя!
Заявка на грант – тщательно подготовленный документ, в котором:
излагаются потребности людей, предлагаются решения общественных проблем;
бюджет представляет собой не просьбу организации о денежной поддержке, а подробное разъяснение расходов, необходимых организации для выполнения проекта;
документация, письма поддержки и приложения подтверждают надежность вашей организации и заинтересованность благополучателей в результатах проекта;
описана проблема, определены причины этой проблемы, четко сформулирована цель проекта, уникальные методы, которыми организация стремится решить проблему лучше, чем кто-либо другой;
определена целевая группа, для которой важно решение указанной проблемы;
есть детальный план реализации данной деятельности, планируемые результаты.
Одна из ключевых особенностей проектного подхода – сначала планируем все наши действия и связанные с ними затраты и только затем, когда у нас в голове и на бумаге сформируется полная детализированная картинка проекта, от его начала до достижения результата, начинаем любые движения, действия – запускаем проект.
Итак, планирование и подготовка
— Соберите свои ресурсы: веб-сайты, списки доноров, предыдущие источники финансирования, книги. Решите, кто будет основным исследователем, кто будет писать текст заявки на грант, контактное лицо.
— Исследуйте, где вероятность получения гранта самая высокая и что лучше всего согласуется с миссией вашей организации и предстоящими проектами. Это ваши приоритеты.
— Соберите основные документы: актуальные резюме сотрудников, финансовые отчеты, бюджет проекта, подтверждение государственной регистрации, краткое описание вашей организации и формулировку миссии.
— При описании проекта опирайтесь на официальные исследования (Белстат), ваши личные исследования (анкетирование целевой группы).
— Создайте план грантового финансирования и систему отслеживания заявок.
— Составьте список вопросов для каждого грантодателя и свяжитесь с ними в соответствии с опубликованными правилами участия.
— Чем больше партнеров вовлечено в проект, тем проект более сильный.
Следующий этап – подача и четкость
Проект ограничен во времени, имеет определенный бюджет, группу исполнителей, масштаб, сроки реализации и запланированные результаты. Важно помнить, что проект принимается к выполнению для того, чтобы улучшить жизнь благополучателей (группы людей, на которых направлен ваш проект), а не для того, чтобы сделать организацию больше и богаче.
Вопросы, на которые вы должны ответить, чтобы обозначить в заявке основную идею проекта:
КТО? – организация (грантополучатель) – цель деятельности, опыт, знания, ресурсы;
С КЕМ? – организации и инициативные группы, с которыми вы будете вместе выполнять проект;
ДЛЯ КОГО? – благополучатели – люди, жизнь которых улучшится в результате реализации проекта;
ПОЧЕМУ? – проблема благополучателей или внешние, препятствующие/тормозящие факторы, оказывающие негативное воздействие;
ЧТО БУДЕТ СДЕЛАНО? – конкретные шаги по решению проблемы;
КАК? – описание способов/методов решения проблемы;
РЕЗУЛЬТАТ? – конкретные показатели того, что в результате решения проблемы жизнь благополучателей улучшилась;
СКОЛЬКО ДЕНЕГ / РЕСУРСОВ ДЛЯ ЭТОГО НЕОБХОДИМО?
Контактируя с ответственным лицом грантодателя, всегда ведите себя профессионально, будьте информированными и хорошо организованными.
Дважды пересмотрите правила грантодателей и еще раз.
Заполняйте по одному разделу за раз. Оцените, можно ли при необходимости использовать ту же самую информацию при написании заявок для других грантодателей.
Когда заявка будет готова, еще раз проверьте ее и попросите кого-нибудь вычитать и исправить опечатки и ошибки, проверить полноту, убедительность и лаконичность содержания, порядок прилагаемых документов. Точно следуйте правилам форматирования текста. Соблюдайте все в точности.
Подайте заявку на грант. Внесите заявку в вашу систему отслеживания и разошлите это соответствующим сотрудникам.
Вывод 2: проблема, на решение которой ищутся средства, должна быть важной, побуждающей к оказанию помощи, идти от потребностей целевой группы (та группа людей, проблему которой вы хотите решить), убедительной и привлекающей внимание, хорошо аргументированной.
Реализация и выполнение
Если вы получили грант – отлично. Если ваш грант не был одобрен, позвоните и выясните, почему ваша заявка не была выбрана. Не оспаривайте решение, но в конце разговора спросите, можно ли вам повторно подать грант еще раз во время следующего раунда финансирования для повторного рассмотрения при условии, что вы сделаете соответствующие изменения. Поблагодарите за помощь и за рассмотрение вашей первоначальной заявки. Пошлите персональное благодарственное письмо.
Надо относиться к реализации проекта, как к бизнес-контракту.
Если вы выиграете грант, регулярно контактируйте с грантодателем в течение всего срока реализации проекта, предлагайте посетить ваши площадки, посылайте отзывы участников программы, по мере необходимости-финансовые отчеты. Убедитесь, что вы по-прежнему соблюдаете все правила отчетности и укладываетесь во все сроки.
Добивайтесь и отслеживайте освещения деятельности вашей организации в СМИ в течение периода финансирования и, по возможности, подчеркивайте участие и поддержку грантодателей.
Отслеживайте фактические расходы и сравнивайте их с запланированными, честно сообщайте о них грантодателям.
Вывод 3: опираемся на Цели устойчивого развития при написании заявки на соискание финансирования!
Что будет, когда закончится финансирование проекта, или дальнейшее развитие/устойчивость проекта
Опишите ваше видение развития проекта после завершения финансирования, как вы в дальнейшем предполагаете поддерживать или развивать результаты, каким образом, за счет каких ресурсов надеетесь сохранить и расширить достижения данного проекта. Это может быть:
- повторение для другой целевой группы;
- масштабирование проекта на другие районы, регионы;
- создание дружественных сообществ (партнеры, менторы, консультанты);
- интеграция в существующие государственные программы;
- разработка инструкций, курса, учебника.
И последнее. Конечно, не каждый, кто пишет заявки, получает финансирование для их реализации. Но поддержку точно не получит тот, кто заявки не пишет.
Список использованных источников
- Как разработать проект и получить финансирование для его реализации или искусство написания заявки на грант [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://www.korsakovsovet.ru/uploads/files/instruc.pdf. — Дата доступа: 22.04.2020.