RSS РАССЫЛКА НОВОСТЕЙ


Сайт Президента РБ



Государственный комитет по имуществу


Е.В. Гоманова, заведующая отделом библиотечно-информационных технологий РНТБ

 

Ретроконверсия нумерационного каталога нормативно-производственных изданий по стандартизации РНТБ

В настоящее время в РНТБ сосредоточен наиболее полный в Республике Беларусь ресурс нормативно-производственных изданий по стандартизации. В фонде представлено более 60 видов документов, объем фонда – более 300 тысяч экземпляров. Пользователями фонда являются специалисты государственных предприятий и организаций, специалисты коммерческих предприятий и организаций, сотрудники НИИ, студенты высших и средних учебных заведений, другие категории читателей.

В 2007-2010 гг. в рамках Государственной программы инновационного развития Республики Беларусь на 2007-2010 гг. РНТБ осуществляла  промышленную ретроконверсию нумерационного каталога нормативно-производственных изданий по стандартизации, целью которой был перевод имеющейся библиографической информации на традиционных носителях – каталожных карточках – в более удобную для использования электронную форму.

Объектом этой работы стал карточный нумерационный каталог нормативно-производственных изданий по стандартизации РНТБ. Этот каталог создавался и поддерживался в течение многих лет сотрудниками РНТБ как служебный каталог, предназначенный для выполнения информационной функции, в котором карточки располагались в порядке номеров, присвоенных документам соответствующими государственными или ведомственными органами.

Обеспечить физическую сохранность каталога было сложно, и утрата карточек могла означать потерю информации об имеющихся документах, а значит, и возможностей их нахождения в фонде библиотеки, поэтому сделать каталог открытым для пользователя не представлялось возможным. Перевод каталога в электронную форму мог сделать его доступным любому специалисту, в том числе, с его служебного или домашнего компьютера.

Поиск в карточном нумерационном каталоге мог осуществляться только при личном посещении библиотеки и исключительно при условии, что пользователь знает номер документа. Для проведения тематического поиска в фонде документов по стандартизации нужно было воспользоваться другими информационными средствами: предметным каталогом, вспомогательными указателями или рубрикаторами. После перевода каталога в электронную форму у пользователя появилась возможность провести самостоятельно удаленный многоаспектный поиск и оперативно найти информацию по различным характеристикам: по теме, номеру, заглавию документа.

Актуальность ретроконверсии для РНТБ определялась еще и тем обстоятельством, что с 2008 года библиотека приступила к внедрению подсистемы автоматизированного обслуживания, в результате чего пользователю была предоставлена возможность заказа в режиме удаленного доступа документов из электронного каталога РНТБ, в котором до ретроконверсии была отражена только незначительная часть фонда документов по стандартизации – около 14%. А представление информации о фонде стандартов в электронном каталоге дало бы пользователю не только возможность самостоятельно провести удаленный поиск, но и заказать документ для работы, и получить копию фрагмента документа средствами службы электронной доставки РНТБ.

Таким образом, ретроконверсия решала множество проблем: сохранность информации, обеспечение удаленного Интернет-доступа к информации о фонде стандартов, возможность удаленного заказа самих документов и электронной доставки копий фрагментов документов.

В ходе подготовки к этой работе проводилось обследование карточного каталога, и применительно к нему изучался отечественный и зарубежный опыт в области ретроконверсии.

Известны различные методы ретроконверсии карточных каталогов, но в целом можно выделить следующие три:

1. метод ручного ввода – перевод в машиночитаемую форму  библиографических записей непосредственно с карточек;

2. метод заимствования – использование библиографических записей из других электронных каталогов;

3. метод автоматической ретроконверсии – сканирование карточек с целью создания их цифровых образов, распознавание символов и приведение записей к стандартному marc-формату вручную или автоматически.

Специфика документов по стандартизации (отсутствие подобных фондов в других библиотеках) не позволяла использовать метод заимствования, а сложность карточек (большое количество рукописных и сокращенных пометок, не поддающихся программному распознаванию) делала очень трудоемким создание полной библиографической записи с переносом всех сведений и абсолютно невозможной автоматическую ретроконверсию. В результате в РНТБ была разработана собственная технология ретроконверсии: создание усеченных библиографических записей с минимальным набором полей и присоединение к ним сканированных графических образов каталожных карточек. Взамен внесения в библиографическую запись рукописных сведений было принято решение использовать примечание: «Информацию об изменениях и статусе документа см. в графическом образе карточки». Такое решение исключало возможные многочисленные ошибки при введении в библиографическую запись рукописного, часто неразборчивого текста, и упрощало процесс ретроконверсии.

Технология включала в себя: сканирование каталожных карточек, обработку графических образов и размещение их на сервере, создание marc-файлов, включающих записи с частично заполненными на основе макета полями и присоединенными графическими образами карточек, создание в файлах усеченных библиографических записей в формате Belmarc, редактирование и экспорт записей в ЭК РНТБ, установление горизонтальных связей между записями, созданными в результате ретроконверсии, с библиографическими записями, созданными ранее.

На этапе сканирования в РНТБ использовался высокоскоростной сканер «Kodak i40» с производительностью до 25 карточек в минуту. Каталожные карточки сканировались с двух сторон. В качестве графического формата использовался формат JPG. Средний размер файла образа карточки – 70-85 Кб, в зависимости от количества информации на карточке.

Предварительно создавался marc-файл, включающий такое количество библиографических записей, которое соответствовало количеству карточек в конкретном каталожном ящике. Каждая запись имела поле 856 «Электронный адрес документа», включающее ссылку на графический образ карточки. В ходе дальнейшей работы с файлом в каждую запись вносились сведения с конкретной карточки или графического образа (заглавие, номер документа, ключевые слова и т.д.).

После загрузки в ЭК РНТБ библиографических записей, созданных в ходе ретроконверсии, читатель получил возможность в удаленном режиме (с домашнего или рабочего компьютера) провести поиск (и заказ) документов по номеру, заглавию, ключевым словам и индексу Классификатора государственных стандартов, а также открыть присоединенный к записи графический образ карточки и узнать статус документа и наличие изменений. Кроме того, ретроконверсия способствовала решению проблемы сохранности библиографических и графических данных, высвобождению рабочих площадей, занимаемых шкафами с каталожными карточками, ликвидации затрат на поддержание и сохранность карточных каталогов (актуализация карточек, очистка от пыли, воспроизведение физически устаревших карточек и т.д.). А главное – был сделан еще один шаг по расширению доступа к научно-технической информации специалистов из всех регионов республики.

 
Назад