Организация удаленной работы для сотрудников в современном мире
Автор: Мартысевич А.А., заведующий сектором отдела научно-организационной и методической работы РНТБ
Источник: Информационный бюллетень РНТБ. — 2020. — № 1. — С. 11-17. — (Новые информационные технологии).
Бурное развитие цифровых технологий и коммуникаций привело к тому, что в современном мире все меньшее значение имеет привязка к месту. Чтобы нанять в штат талантливого сотрудника, уже не обязательно, чтобы он приезжал в город базирования компании.
Удаленная работа, работа на дому, мелкие офисы для сотрудников из других регионов перестали быть чем-то странным благодаря техническим решениям, обеспечивающим эффективный рабочий процесс оторванным от коллектива членам рабочей команды.
Конечно, не все виды человеческой деятельности приспособлены для организации удаленной работы сотрудников. Но что касается сфер интеллектуального труда: маркетинг, IT, образование, некоторые виды научной работы, культуры, то современные технологии могут частично и полностью обеспечить децентрализованную организацию работы, если возникает такое желание или необходимость.
Есть три инфраструктурных фактора, которые влияют на организацию работы сотрудника – площадка для работы, техническое обеспечение и программное обеспечение.
Первое, что нужно сделать – это выяснить, что является удаленной площадкой для работы сотрудника: офис в другом городе, специально оборудованное помещение, коворкинг или место его проживания. Если это место проживания, выяснить, есть ли у сотрудника возможность организовать в его пределах относительно комфортное рабочее место, при котором его труд не будет мешать домочадцам, как и они ему.
Техническое обеспечение – есть ли у сотрудника стационарный компьютер или ноутбук, возможностей которого хватит для выполнения поставленных задач. Если нет, то есть ли у организации юридическая и физическая возможность обеспечить сотрудника техникой на время его дистанционной работы. Немаловажен фактор стабильности доступа в интернет и его скорости, а также может ли организация на это повлиять – например, оплатить сотруднику на время удаленной работы улучшенный интернет-тариф.
Для комфортной удаленной работы своих сотрудников крупные корпорации заказывают или самостоятельно разрабатывают собственное программное обеспечение с учетом специфики деятельности предприятия. Но для большинства компаний такой подход – это слишком долгое и дорогое удовольствие. К счастью, на рынке программного обеспечения полно дешевых или даже бесплатных решений, которые можно использовать для организации работ.
Рассмотрим фактор программного обеспечения подробнее и перечислим самые распространенные программы и сервисы, которые используют сотрудники по всему миру при удаленной работе.
Trello – это программа для управления проектами небольших групп, реализованная в виде удобной визуализации, где каждая задача представлена как виртуальная доска, списки или карточки, с помощью которых пользователи могут упорядочивать проекты и расставлять приоритеты, что значительно повышает продуктивность работы команды над поставленными задачами.
Изначально программа не предназначалась для организации удаленной работы, но, как показывает практика, интуитивно понятная визуализация рабочего процесса очень облегчает понимание рабочих процессов сотрудниками даже при отсутствии личного контакта с коллегами. К сожалению, бесплатная версия сервиса имеет ряд ограничений, не позволяющих полноценно использовать ее возможности.
Google Диск и подобные ему облачные сервисы, в том числе корпоративные, были созданы для облегчения документооборота внутри организации, что позволяет частично отказаться от электронной почты при пересылке документов. Возможности сервиса можно расширить и приспособить его для самых разных задач, в том числе для организации коллективной работы над проектами, для составления отчетности и т.д. Особенно полезен этот сервис при разработке коллективных творческих проектов, например, создания и редактирования текстов.
Radmin (Remote Administrator) – это программа удаленного администрирования персональных компьютеров, работающих на операционной системе Windows. С ее помощью можно получить доступ к управлению находящегося в другом месте компьютера, изображению на экране, к его файловой системе и даже пообщаться голосом или сообщениями с человеком, работающим на этом компьютере. Изначально программа создана для облегчения труда системных администраторов, которые могли, не покидая своего рабочего места, решить рутинные проблемы, время от времени возникающие у пользователей своей локальной сети. Однако, проведя заранее определенные настройки, можно приспособить этот рабочий инструмент для организации полноценного доступа с домашнего компьютера к рабочей станции в тех ситуациях, когда нет возможности организовать рабочий процесс на компьютере, находящемся вне стен предприятия: например, из-за необходимости работать с базами данных, доступ к которым организован только с определенных IP-адресов, или в ситуациях, когда работа предполагает постоянный доступ в локальную сеть предприятия.
К плюсам программы можно отнести высокое качество картинки. Благодаря этому, при наличии стабильного доступа в интернет, комфортную работу с самой современной рабочей станцией можно организовать даже с повидавшего виды компьютера с устаревшим оборудованием, обладающего слабой производительностью, – все вычисления по прежнему берет на себя микропроцессор и оперативная память удаленного системного блока.
К минусам этого программного обеспечения можно отнести невозможность воспроизводить звук на удаленной рабочей станции, а также отсутствие возможности управлять удаленным рабочим столом с мобильных компьютеров – планшетов или смартфонов.
К счастью, в случае особой необходимости, можно воспользоваться альтернативным бесплатным продуктом под названием TeamViewer. Его можно использовать как автономно, так и в сочетании с программой Radmin. Связка этих программ хорошо проявила себя в опыте работы Интернет-центра РНТБ. Программа Radmin использовалась для администрирования локальной сети Интернет-центра, а также для удаленного доступа к компьютеру администратора, а программа TeamViewer – для доступа к сети Интернет-центра с мобильных устройств в экстренных ситуациях, когда находящийся на больничном или в отпуске администратор имел возможность помочь решить неожиданно возникшую проблему, с которой по каким-то причинам не смог справиться менее опытный сотрудник.
Для рабочей коммуникации между сотрудниками можно использовать любой подходящий и привычный мессенджер, в котором можно создавать чаты. Наиболее популярный корпоративный мессенджер, специально разработанный для нужд рабочего коллектива, называется Slack. Главное удобство этой программы – это возможность перейти с корпоративной электронной почты на более удобные формы электронной переписки между коллегами. Slack собирает в одном окне обсуждения в общих темах (каналах), приватных группах и личных сообщениях, имеет собственный хостинг, режим предпросмотра изображений и позволяет искать среди всех сообщений сразу. Кроме того, Slack поддерживает интеграцию с многочисленными сторонними сервисами. К сожалению, бесплатная версия программы имеет некоторые ограничения в ее функционале.
При коллективной работе над самыми разными задачами очень хорошо подходит бесплатный популярный мобильный мессенджер Telegram, у которого есть мобильное приложение, веб-версия и самое главное – удобная автономная программа для работы с персонального компьютера. В случае невозможности личного общения между сотрудниками, работающими над одной и той же рабочей задачей, можно создать как общий чат, в котором присутствуют все сопричастные члены команды, так и чаты для отдельных рабочих задач. Чаты можно группировать по тематическим папкам, чтобы, например, отделить рабочие переписки от личных сообщений или подписок на новостные каналы.
Помимо текстового общения, использование программы значительно облегчает файлообмен: чтобы переслать фотографии или документы, не обязательно использовать электронную почту и облачные технологии. Прикрепить файл к сообщению в личной переписке или чате можно, просто используя привычные команды «Копировать» – «Вставить». Этим же способом можно отправлять и изображения из сети Интернет.
Известно, что многие пользователи Telegram используют мессенджер как файлоомбенную систему между персональным мобильным телефоном и компьютером – это гораздо быстрее и удобнее, чем пересылать фотографию из памяти смартфона по bluetooth или мобильной электронной почте.
Что касается визуальной коммуникации сотрудников, работающих в разных местах, то для этого подходит любое привычное решение из мира технологий видеосвязи. Видеочаты встраивают в социальные сети, мобильные мессенджеры и даже в технологии мобильных операторов.
Изначально разработанная эстонскими программистами для IP-телефонии программа Skype со временем предоставила пользователям возможность совершать групповые видеозвонки, и это надолго стало самым популярным решением для видеоконференций. Однако ввиду ряда очевидных неудобств и неустойчивой работы новых версий приложения, пальма первенства перешла более расторопным конкурентам.
В 2020 году лидером на рынке приложений для видеокоммуникации является сервис под названием Zoom. Его название даже стало нарицательным для самого понятия видеоконференции. К плюсам этого сервиса относится то, что в отличие от Skype не обязательно заводить аккаунт каждому участнику видеочата. Это должен сделать только инициатор конференции, а остальным достаточно перейти по предоставленной организатором видеовстречи ссылке. Еще один существенный плюс – при работе с сервисом с персонального компьютера нет необходимости устанавливать программное обеспечение, т.к. видеоконференция проходит прямо в интернет-браузере. Для работы с мобильных устройств необходимо установить небольшое приложение, которое не занимает много места в памяти смартфона. Также в сервисе удобно реализованы возможности демонстрации презентаций, рабочего стола и окон работающих программ.
Основным минусом приложения являются существенные ограничения в бесплатной версии. Так, если вы хотите организовать видеоконференцию с более чем двумя участниками, то такой разговор будет ограничен только 40 минутами, после чего конференцию нужно будет создавать заново и всем участникам переподключаться к ней, что очень неудобно. Также разработчики программы подверглись широкой критике в масс-медиа из-за невысокого уровня защиты персональной информации и низкой устойчивости сервиса к хакерским атакам. Резко возросшая популярность сервиса в 2020 году привела к обнаружению многочисленных уязвимостей, что неудивительно: ведь с такими проблемами сталкивались многие популярные интернет-проекты, и остается надеяться, что защита от утечек данных в будущем станет только лучше. Однако беспокойство за конфиденциальность проводимых в сервисе разговоров заставила пользователей искать альтернативы.
Сервис Jitsi по возможностям очень похож на сервис Zoom, но с некоторыми отличиями и гораздо большим количеством бесплатных возможностей. Организовать видеовстречу здесь также можно прямо во вкладке интернет-браузера, и для этого необязательно регистрироваться – ни организаторам мероприятия, ни участникам. У конференции может быть постоянная ссылка, которую не нужно пересылать перед каждым новым «созвоном» – это очень удобно в ситуациях, когда видеовстречи проводятся с большой регулярностью и могут иметь неодинаковый состав участников.
Бесплатные возможности программы позволяют организовать видеовстречи до 50 участников и иметь при этом почти неограниченную продолжительность. Демонстрация экрана, рабочего стола и презентаций организованы интуитивно понятно. Есть также возможность транслировать конкретную вкладку интернет-браузера или поделиться роликом на YouTube в виде отдельного стрима в конференции.
Компания Google развивает проекты Google Hangouts для частных пользователей и корпоративный Google Meet. В 2020 году на фоне возросшей популярности видеовстреч в Zoom, сервис Google Meet, изначально позиционировавшийся как «сервис защищенных видеоконференций для бизнеса», стал бесплатным и доступным для всех желающих. По функциональным возможностям сервис близок к вышеописанным альтернативам.
Итак, оснастив свой компьютер всем необходимым для удаленной работы и тщательно организовав рабочий процесс, следует не забывать о собственном психологическом комфорте во время таких радикальных перемен. Специалисты самого разного профиля дают некоторые советы тем, кто впервые сталкивается с возможностью или необходимостью работать из дома. Вот некоторые из них.
- При работе из дома тщательно оборудуйте рабочее место и позиционируйте его как неприкосновенное пространство для членов вашей семьи. Во избежание возможного психологического дискомфорта нежелательно, чтобы домашнее рабочее место совпадало с местом для сна или столом для приема пищи.
- Подберите комфортный режим освещения рабочего места и яркости экрана, чтобы снизить нагрузку на зрение. Высота стола, расположение мыши и клавиатуры относительно стула так же должны быть комфортными, чтобы избежать проблем с осанкой или суставами рук. Очень важен удобный стул со спинкой, т.к. при длительной работе за компьютером с дивана или на табуретке возникает дополнительное напряжение мышц и связок, которое может привести к болям в спине и шее или проблемам с осанкой. Время от времени нужно делать упражнения для глаз, шеи. Практикуйте маленькие перерывы, чтобы пройтись по квартире или сделать легкие физические упражнения.
- Помните, что даже работая из дома, вы остаетесь на связи с коллегами, поэтому серьезно отнеситесь к вашему внешнему виду. Особенно, если планируется использовать инструменты видеосвязи. Но, даже если ваша удаленная работа не предусматривает визуальный контакт с коллегами, приведение себя в опрятный вид поможет вам психологически настроиться на рабочий лад.
- В случае, если вы используете средства связи для общения с родственниками или друзьями, старайтесь это делать в другой одежде, чем та, в которой вы проводите рабочие видеоконференции. Это поможет вам перестроиться и чувствовать смену режима с рабочего на домашний.
- Помните, что при видеообщении трудно воспринимать через экран интонацию, мимику и язык тела коллег. Поэтому, чтобы правильно считывать сигналы при видеообщении, всем его участникам приходится быть предельно внимательными. Но это влечет за собой повышенную усталость и возможное чувство дискомфорта. Поэтому рекомендуется делать осмысленные перерывы между видеоконференциями, а в случае необходимости постоянного виртуального присутствия в рабочем видеопространстве помнить о возможности время от времени выключать камеру, чтобы отдохнуть от длительного смотрения глаза в глаза коллегам. Помните о возможности отключать микрофон на то время, когда вы ничего не говорите. Таким образом, вы избавите своих коллег от дискомфорта из-за возможного постороннего шума.
- Видеоконференции можно использовать не только для рабочих встреч, но и для неформального общения в нерабочее время. Это поможет поддержать атмосферу в коллективе и позволит сотруднику легче переносить психологические неудобства длительной изоляции.
- Внимательно отнеситесь к тайм-менеджменту. Если удаленная работа не предусматривает виртуальное «появление в офисе» в строго рабочие часы, все равно старайтесь выдерживать рабочий график, чтобы не сбить режим сна или не попасть в «ловушку фрилансера», когда рабочее время полностью поглотит ваш распорядок дня и ночи, не оставив вам никакого времени для себя.
Конечно, несмотря на обилие технических средств, позволяющих нам оставаться эффективными при удаленной работе, следует помнить, что ничто не заменит магию личного общения между сотрудниками. Нет уверенности, что когда-нибудь мир станет целиком «дистанционным» и откажется от практики организации единого рабочего пространства, потому что удаленная работа при определенных ее плюсах все еще остается непростым и непривычным испытанием для многих сотрудников. Именно поэтому цель данной статьи – показать, как можно минимизировать количество проблем, с которыми может столкнуться организация при выборе такой формы работы.